За започване на медиация едната/двете страна/и подава/т заявление до координатора към УЦМ. Това може да е самостоятелно решение на страните, а също така и възможно при препращане от всички звена.
Координаторът предоставя при необходимост допълнителна информация за медиацията и преценява дали е спора е подходящ за решаване чрез медиация.
След получаване на заявлението и евентуално даване на допълнителна информация координаторът се свързва с другата страна, за да обсъди възможността за медиация. Процесът е изцяло доброволен и само при съгласие и на двете страни може да бъде започнат.
Ако и двете страни желаят да бъде проведена медиация те избират медиатори от Регистъра медиатори към ИУ – Варна и/или от Регистъра на външните медиатори-доброволци и подписват Споразумение за започване на медиация. Координаторът уговаря дата, време и място за провеждане на срещата. Медиацията се провежда в удобно за страните време и място, предназначено за тази цел на територията на ИУ – Варна. По изключение, медиацията може да се провежда и в място, извън територията на ИУ – Варна, избрано от страните и съгласувано с медиаторите, за което е уведомен Координатора. Срещите се провеждат с двете страни, по преценка на медиаторите може да бъдат уговорени и индивидуални срещи. Максималният срок за провеждането на процедурата по медиация е не по-дълъг от 6 месеца от започването ѝ.
Процедурата приключва ако бъде постигната договореност и страните подпишат спогодба. Медиаторът обикновено не съхранява подписаната от страните спогодба, нито има ангажимент да я представя в съда. Това е задължение на страните (и адвокатите им). Ако в рамките на 6 месеца от започването на процедурата не бъде постигнато споразумение процедурата бива прекратена от медиаторите. Процедурата може да бъде прекратена и по взаимно съгласие на страните. Независимо от резултата, с който приключва медиацията, медиаторът отразява датата и начина на приключването ѝ, без подробности за съдържанието на спогодбата, в регистър на медиациите, който да удостоверява края на медиацията.
